11 Hal di Simpatika yang Harus Dikerjakan PTK

11 hal di Simpatika yang harus dikerjakan oleh setiap PTK meneguhkan pekerjaan dan tahapan apa saja yang harus diselesaikan oleh setiap PTK di setiap masa Verval Simpatika. Kesebelas hal tersebut sejatinya menjadi tangggung jawab masing-masing PTK di madrasah. Bukan menjadi tugas operator sekolah apalagi Kepala Madrasah. Karena merekapun, Operator dan Kamad telah memiliki bagian tugas tersendiri, baca: 15 Hal di Simpatika yang Harus Dikerjakan Operator dan Kamad.

Mengelola data kependidikan sejatinya menjadi tanggung jawab individu setiap Pendidik dan Tenaga Kependidikan di sebuah lembaga. Setiap PTK seharusnya mampu secara mandiri melakukan updating data untuk memastikan data kependidikannya telah benar dan tepat di masa Verval Simpatika yang tengah berjalan.

Meskipun harus diakui, di lapangan banyak sekali PTK yang 'memasrahkan' pekerjaan dan tanggung jawab tersebut kepada Operator Madrasah.

Baik dikerjakan sendiri maupun dilimpahkan kepada Operator Madrasah, kesebelas hal di Simpatika ini harus tuntas dilaksanakan. Jika tidak, tentu dapat mempengaruhi kevalidan data pendidik dan lembaga tenpat PTK bernaung.

11 Hal di Simpatika yang Harus Diselesaikan PTK

Ayo Madrasah telah merangkum dan mendaftar 11 jenis pekerjaan (tahapan) yang harus diselesaikan oleh setiap PTK. Beberapa hal diantaranya bersifat opsional dan sesuai kebutuhan. Daftar ini semoga dapat menjadi acuan bagi PTK dalam melaksanakan verval Simpatika sehingga tidak ada yang terlewat dan terkendala.

Berikut ini kesebelas hal yang harus dikerjakan oleh setiap PTK.

1. Cetak Kartu Simpatika

Hal pertama yang harus sesegera mungkin dilakukan di setiap awal semester (begitu layanan Simpatika dibuka) adalah melakukan Keaktifan Diri dan Mencetak Kartu Simpatika. Pencetakan kartu ini menjadi penanda seorang PTK aktif di semester yang tengah berjalan. Sehingga bagi PTK yang tidak melaksanakan tahapan ini, akan dicatat tidak aktif oleh sistem. Pun akan mengganggu tahapan-tahapan lainnya, bagi PTK lain di lembaga yang sama.

Caranya cukup mudah dan singkat. Setelah login ke akun PTK masing-masing:

• Klik menu Keaktifan 
• Klik Cetak Kartu
• Jika menggunakan Google Chrome akan muncul tab baru berisikan preview Kartu PTK, simpan atau cetak kartu tersebut
• Jika menggunakan browser Firefox, muncul perintah untuk mengunduh kartu.
• Selesai, PTK telah aktif untuk semester ini.

2. Update Biodata (S12)

Data pribadi setiap PTK di setiap saat tentu bisa saja mengalami perubahan. Biodata pribadi dan keluarganya, riwayat pendidikan, riwayat kepegawaian, serta fungsi dan jabatan yang diemban, bisa jadi mengalami perubahan.

Setiap terjadi perubahan data-data tersebut setiap PTK wajib untuk melakukan updating di layanan Simpatika. Caranya:

• Login ke akun PTK masing-masing
• Klik salah satu menu di kelompok menu Portofolio. Menu-menu ini meliputi, Biodata, Keluarga, Pendidikan, Karir, Diklat dan Sertifikasi, Pengawas Pembina, dan Cetak Portofolio.
• Untuk melakukan update data klik tombol ikon 'tambah data' atau 'edit data' yang tersedia
• Isikan data yang diinginkan
• Lanjutkan proses pengisian hingga muncul pesan "Anda telah melakukan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara'
• Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S12
• Kirim S12 ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan perubahan data
• Setelah disetujui (terbit S13) perubahan akan tercatat permanen di sistem Simpatika

Jika tidak ada data pribadi yang berubah, tahapan ini tidak perlu dilakukan.

3. Mutasi Madrasah Induk (SM01 atau SM02)

Tahapan inipun hanya harus dilakukan oleh PTK yang melakukan mutasi. Jika tidak maka tidak perlu melakukannya.

Ada bebarapa jenis mutasi. Namun secara umum langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

• Login ke akun PTK masing-masing
• Klik menu Mutasi
• Klik 'Cetak Surat Ajuan'
• Pilih provinsi dan kabupaten instansi tujuan
• Cari nama madrasah tujuan dengan memasukkan NPSN atau nama madrasah
• Klik nama madrasah yang dituju
• Cetak Surat Ajuan Mutasi (SM01)
• Ajukan SM01 ke Admin Kab/Kota

4. Alih Fungsi (S16)

Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS.

Caranya:

• Login ke akun PTK masing-masing
• Klik menu Alih Fungsi
• Isi form yang muncul sesuai alih fungsi yang dilakukan
• Klik Lanjut
• Isi form yang tersedia
• Lanjutkan tahapannya hingga muncul pesan "Anda telah melakukan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara' di bagian atas.
• Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S16
• Ajukan S16 ke Admin Kab/Kota

Tutorial cara alih fungsi PTK, simak video berikut ini:

5. Sekolah Non Induk (S20)

Ini adalah tahapan bagi guru yang saat ini harus mengajar di dua madrasah berbeda. Satu madrasah menjadi madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya menjadi sekolah non-induk. Hal ini bisa dikarenakan karena guru tersebut ketentuan minimal 24 JTM tidak tercukupi di sekolah induk sehingga harus menambah di madrasah lain.

Caranya:

• Login ke akun PTK masing-masing
• Klik menu 'Sekolah Non Induk'
• Klik ikon 'tambah' di pojok kanan atas
• Pilih sekolah tujuan/sekolah non induk, isi jabatan di sekolah non induk, pilih tahun bertugas, 
• Klik Tambahkan untuk mencetak S20 (Ajuan Sekolah Non Induk)
• Serahkan S20 tersebut ke Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju untuk dilakukan persetujuan.
• Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju menyetujui dengan mencetak S21

Bagi yang tidak membutuhkan madrasah non-induk, tentu tidak perlu melakukan tahapan ini.

6. Verval NRG & Sertifikasi

Verval NRG dan Sertifikasi hanya dilakukan oleh guru yang memiliki NRG dan belum melakukan verval NRG pada masa verval Simpatika sebelumnya. Atau telah melakukan verval namun belum ditolak oleh Admin Kanwil Kemenag.

7. Verval Inpassing

Seperti verval NRG, verval Inpassing pun hanya bagi guru yang memiliki SK Inpassing dan belum melakukan Verval Inpassing di masa verval sebelumnya.

8. Mengecek Analisa Tunjangan

Tahapan ini wajib dilakukan oleh setiap PTK di setiap semester. Di menu Analisa Tunjangan ini PTK dapat mengecek mapel, rasio guru:siswa, dan jumlah JTM yang diampu masing-masing serta JTM yang diakui linier oleh sistem. Bagi guru bersertifikat pendidik, Analisa Tunjangan berfungsi juga untuk mengetahui seorang guru layak mendapatkan tunjangan profesi atau tidak.

Setiap PTK dapat mengecek Analisa Tunjangan ini setelah Operator Madrasah atau Kepala Madrasah mengisikan Jadwal Mengajar.

Jika dalam Analisa Tunjangan memunculkan hasil akhir 'Tidak layak Mendapat Tunjangan' atau ada isinya yang tidak sesuai, PTK dapat menghubungi Operator Madrasah dan Kepala Madrasah masing-masing agar dilakukan pembenahan. Termasuk jika Dalam Analisa Tunjangan tersebut masih belum terisi, bisa jadi Sang PTK tidak mendapatkan tugas apapun atau bahkan Kepala Madrasah belum melakukan entri jadwal.

Analisa Tunjangan dapat dibuka dengan membuka akun PTK masing-masing lalu mengklik menu Analisa Tunjangan.

9. Mengajukan SKMT (S29a, S29b, S29c)

Setiap guru wajib mengajukan SKMT (Cetak S29a, S29b, S29c) dari akun masing-masing. Form ini menjadi salah satu syarat untuk mendapatkan SKBK. Karena itu, sebelum mencetak form ini pastikan 'Analisa Tunjangan' telah banar dan sesuai.

Surat ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c) baru bisa dicetak setelah Kepala Madrasah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a) dan disetujui oleh Admin Kab/Kota. Sehingga jika menu cetak surat ajuan masih belum dapat diklik, berarti S25a belum disetorkan atau belum disetujui.

S29a adalah ajuan SKMT bagi guru di sekolah induk. Sedang S29b adalah ajuan SKMT bagi guru yang memiliki sekolah non induk dan sekolah tersebut masih di bawah naungan Kemenag. Sedangkan S29c adalah ajuan SKMT bagi guru yang mengajar juga di sekolah non induk Kemdikbud. Sehingga bagi guru yang hanya mengajar di satu madrasah, cukup mencetak S29a saja.

Untuk mencetak S29a, S29b, atau S2c, caranya adalah:

• Login ke akun PTK masing-masing
• Klik menu SKBK & SKMT
• Klik menu 'Cetak Surat'
• Sebelumnya cek dulu beban kerja yang dimiliki dengan cara mengklik menu 'Analisa Tunjangan' atau kotak berwarna di bagian atas menu 'Cetak Surat'

Tutorial cara dan prosedur Cetak SKMT, simak video berikut ini:

Setelah S29a, S2b, atau S29c tercetak jangan lupa untuk menyimpannya dalam bentuk softcopy. Tunggu hingga Kepala Madrasah melakukan penilaian dan pengesahan SKMT untuk dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya, Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d).

10. Mencetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d)

Masih di menu yang sama, pada poin kedua, akan muncul tombol untuk mencetak Surat Pengantar Pengajuan SKBK (S29d). Menu ini akan muncul setelah Kepala Madrasah melakukan penilaian dan pengesahan SKMT untuk PTK yang bersangkutan.

S29d bersama dengan S29a, S29b, dan S29c, menjadi syarat untuk mendapatkan SKBK.

Cara mencetaknya sama, yaitu:

• Login ke akun PTK masing-masing
• Klik menu SKBK & SKMT
• Klik menu "Cetak Pengantar"

Tutorial cara mencetak S29d, simak video berikut ini:


S29a/29b/29c, Lampiran S29, dan S29d diserahkan ke Admin Kab/Kota (bagi guru di madrasah swasta) atau kepada Kepala Madrasah (bagi guru di madrasah negeri) untuk mendapatkan SKBK (S29e).

11. Mengajukan Dispensasi Kelayakan

Tahapan ini khusus bagi guru yang terkendala dengan status kelayakan tunjangannya. Baik oleh rasio guru : siswa atau pun jumlah JTM yang kurang. Sehingga mengakibatkan status SKBK menjadi "Belum Layak mendapatkan Tunjangan"

Bagi guru di madrasah swasta dapat mengajukan dispensasi kelayakan ke Admin Kab/Kota sedangkan bagi guru di madrasah negeri mengajukannya kepada Kepala Madrasah.

Terkait dispensasi, baca: Dispensasi untuk Rasio Guru Siswa di RA/Madrasah

UPDATE (JULI 2018)

Selain ke-11 hal di atas, seiring dengan adanya SKAKPT, tugas PTK di layanan Simpatika bertambah dengan:

12. Meminta Cetak S35 Tiap Akhir Bulan

Pengisian S35 (Absensi Guru) menjadi kewajiban Kepala Madrasah atau Operator Madrasah. Menunyanya pun berada di akun Simpatika milik Kepala Madrasah atau Operator Madrasah. Namun mengingat jumlah ketidakhadiran (absen) menjadi salah satu syarat pencairan tunjangan, maka sudah sewajarnya setiap PTK mengingatkan dan meminta cetak S35 (Hasil Rekapitulasi Bulanan Kehadiran Guru) setiap akhir bulan.

Untuk memastikan absensi guru telah diisi dengan benar, sehingga guru yang bersangkutan layak mendapatkan tunjangan.

13. Mencetak S36c atau S36d

S36c (Guru PNS) dan S36d (Guru Non PNS) adalah Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT. SKAKPT diterbitkan tiap bulan di akun PTK masing-masing.

Cara untuk mengaksesnya adalah:

1. PTK login ke akun Simpatika masing-masing
2. Pada dasbor layanan, pilih layanan "PTK"
3. Klik menu "SKAKPT"
4. Klik menu "Cetak SKAKPT"
5. Klik gambar printer pada ujung kanan bulan yang hendak dicetak SKAKPT-nya.

Terkait dengan S36c/d (SKAKPT), silakan baca artikel: Yang Harus Dilakukan di Simpatika Tiap Akhir dan Awal Bulan

Jika Tidak Bisa Login ke Akun PTK

Untuk dapat login ke akun masing-masing, setiap PTK harus mengetahui username dan password. Username dapat berupa NUPTK/PegID, Siap ID, atau email yang sudah didaftarkan sebelumnya. Sedangkan password bisa berupa password asli dari sistem Simpatika (biasanya berupa kombinasi huruf kapital dan angka) atau password yang telah diubah sendiri.

Jika tidak mengetahui username dan password, PTK dapat menanyakannya ke Operator Madrasah atau Kepala Madrasah.

Sedangkan jika sebelumnya sudah diberikan tetapi kemudian lupa username dan password, silakan menghubungi Operator Madrasah atau Kepala Madrasah untuk melakukan reset password dan mendapatkan password baru.

Itulah kesebelas tahap dan hal yang harus dikerjakan oleh seorang PTK untuk menuntaskan verval Simpatika di setiap semesternya. Dengan artikel 11 hal di Simpatika yang harus dikerjakan PTK ini harapannya dapat menjadi pedoman verval PTK sehingga tidak ada tahapan yang terkendala atau bahkan terlewatkan.